Comment créer des lettres de relance à partir d'une table de fichier client.

Rod_75 Messages postés 4 Date d'inscription mardi 28 février 2006 Statut Membre Dernière intervention 1 mars 2006 - 28 févr. 2006 à 16:34
cs_DURANDO Messages postés 34 Date d'inscription jeudi 16 février 2006 Statut Membre Dernière intervention 21 mars 2006 - 1 mars 2006 à 15:00
Bonjour a tous. S'il vous plait, soyez indulgents car je suis un tout nouveau débutant (je double les adjectifs pour que vous soyez très très indulgents).
Voilà mes 2 problémes:
J'ai une table contenant un fichier clients. Parmi les données, j'ai la date de facturation.
1- Comment dois-je procéder pour sortir une facture pour chaque client? (le publipostage est trop compliqué. Je voudrais un truc simple. Ex: Je saisis une fiche client, et en cliquant sur un bouton, j'imprime la facture qui va avec cette fiche. Ou bien j'affiche une fiche client dans le formulaire et je clique sur ce bouton pour imprimer la facture de ce cleint...)
2- Ensuite, tant que la facture n'est pas payée, je dois faire des relances. (J'en ai prévu 8 à intervalle de 29 jours). Il existe donc 8 lettres de relances sous word que je peux utiliser en publipostage. Comment dois-je procéder? J'ai pensé créer (c'est déjà fait mais je ne suis pas sûr que ce soit le bon choix) une requête qui crée les dates de relance pour tout le fichier client. Mais après, que dois-je faire pour qu'on puisse en cliquant sur un bouton, posé sur le formulaire, lancer un process qui demande le début et la fin d'une date (pour rassembler les relances d'une même semaine même s'il y a 2 ou 3 jours de décalage par rapport à la date prévue) et qui édite les rlenaces en choisissant le type de lettre correspondant à chaque intervalle de relance.
J'ai pensé (je me trompe peut-être) qu'il faudrait créer 8 requêtes reprenant les éléments compris dans la table (nom client, date facture, montant, adresse etc...) et chaque requête représenterait une requête de relance utilisant son modéle de lettre et son tri dans le fichier clients.
Comparé aux autres questions posées, je me sens, tout petit... mais que voulez vous... le voilà mon souci !
Merci de votre aide !

7 réponses

cs_DURANDO Messages postés 34 Date d'inscription jeudi 16 février 2006 Statut Membre Dernière intervention 21 mars 2006
1 mars 2006 à 10:22
Salut,

Pour te donner des idées:

J'avais fait un truc dans le même genre sous excel. Mes données clients
(nom, adresse)se trouvaient dans une feuille excel. J'avais un fichier
Excel nommé Facture, à l'ouverture, il m'affichait une boite avec une
listbox pour le choix du client. Pour le N° de facture, j'ai un
répertoire par année (facture2005,facture2006), le nom de fichier
facture a le format suivant :

nnnnaa_nomclient.xls

nnnn : numéro facture

aa:année de creation

nomclient : nom du client

Donc il suffit de vérifier dans le répertoire facture_aaaa que le
fichier nnnnaa*.* est présent. Tu fais evoluer nnnn de 0 -> 9999
jusqu'a ce que le fichier soit absent :ça te donne le numero de
facture.



Ce que je saisi pas dans ton cas c'est quand et ou est saisie ta facture et sous quel format?

Ton fichier client c'est quoi? Excel, access?


C'est pas parceque les c.. sont plus nombreux qu'ils ont forcément raison!(dixit Coluche)
Une seule ligne de conduite, l'objectivité.
Rod_75 Messages postés 4 Date d'inscription mardi 28 février 2006 Statut Membre Dernière intervention 1 mars 2006
1 mars 2006 à 11:48
Salut et merci de tes suggestions.
Je pense que des eclaircissements sont necessaires.
1- Ma table est sous Access
2- Mes factures et autres relances sont sous word.
Pour le type de fonctionnement que tu decris, j'arrive à faire un truc du même genre avec access. Une toolbox s'affiche et je choisis les fiches clients pour lesquels je veux imprimer un document (facture, relance etc). Le probléme c'est qu'il faut cocher (ou décocher manuellement la fiche ou les fiches concernées. Donc pas top.
Voilà la suite des événements. Si tu as d'autres idées...
Merci
cs_DURANDO Messages postés 34 Date d'inscription jeudi 16 février 2006 Statut Membre Dernière intervention 21 mars 2006
1 mars 2006 à 12:17
{Le probléme c'est qu'il faut cocher (ou décocher manuellement la fiche ou les fiches concernées.}

Les noms de clients concernés sont stockés ou ? tu te base sur quoi
pour cocher tes fiches : fichier texte, bout de papier?

Si je comprends bien tu envoi une facture du même produit même montant pour plusieurs client. C'est ça?

Je ne connais pas access, mais tu dois avoir la possibilité de
créer des macros VB. Donc si tes données sont dans un fichier texte
(supposition) tu lit ton fichier ligne/ligne et pour renseigner un
critère de tri et ensuite tu rends valide le champs au cocher pour
toutes les fiches de ton tri.

J'ai travaillé sur SDB il y a longtemps mais je me souviens avoir
traité l'impression dans SDB. Ce serait peut-être plus simple que de
passer par word!






C'est pas parceque les c.. sont plus nombreux qu'ils ont forcément raison!(dixit Coluche)
Une seule ligne de conduite, l'objectivité.
Rod_75 Messages postés 4 Date d'inscription mardi 28 février 2006 Statut Membre Dernière intervention 1 mars 2006
1 mars 2006 à 13:50
Les données concernant les clients (noms, adresse, etc) sont sur une table access. quand je saisis un nouveau client sur cette table par un formulaire que j'ai mis en place, je veux éditer une facture pour ce cleint. J'ai possibilité par une macro vb de cliquer sur un bouton qui ouvre le modéle de facture (sous word) et à ce moment là on fait une jonction type publipostage avec la table access. Une fenetre s'ouvre et liste tous les clients. A gauche de chaque fiche client il y a une case a cocher (qui est coché par défaut). Il faut donc tout décocher et garder coché seulement la fiche pour laquelle je veux une facture. A ce moment là le publipostage se termine et il ya une facture editee pour ce cleint (facture ou rlenace d'ailleurs). Voilà.
Mais c'est trop casse pied de cocher, décocher. des fois, j'ai besoin d'un duplicata de facture alors je lance la procédure vb et je dois aller chercher le bon client dans tout le listing. comme ce sont des tous petits clients, y'en a beaucoup et c'est très long à chercher, cocher, décocher etc.
Ca c'est un probleme. Ensuite il y a l'autre souci avec les relances de factures... qui est encore plus compliqué.

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cs_DURANDO Messages postés 34 Date d'inscription jeudi 16 février 2006 Statut Membre Dernière intervention 21 mars 2006
1 mars 2006 à 14:27
1) Pour le choix d'un seul client dans ta liste, tu peux faire une boite avec liste deroulante + edit box

Dans edit box, tu saisi le nom et l'avancement de ta saisie met à jour ta liste .

Exemple :

dans editbox, tu tape "d" provoque le remplissage de listbox avec tous ce qui commence par d (dupond,durand,dupuis,desoudé,...)

Ca, tu le fait en traitant l'evenement change de editbox. lorsque tu
clique sans listebox (evenement change) tu remplis Editbox.text.

Pour finir, tu traite le nom de client avec EditBox.text. Ainsi tu peux
donc saisir un nouveau client ou choisir un client existant.

2) Pour les relances voici comment je traiterais

Il te faut une table contenant date facture, nom de client,date
relance,solde(oui/non). A la création, tu renseigne date relance
suivant les conditions de ventes (ou manuellement).

Tu crée un bouton relance (par ex), tu fais un tri sur la table facture avec les critères :

soldé = non et daterelance>dateaujourd'hui. Il ne reste que
l'édition : encore une fois c'est surement plus simple à traiter dans
access avec un travail d'impression (sauf pour mise en forme mais c'est
pas l'essentiel).



Qu'en pense tu?




C'est pas parceque les c.. sont plus nombreux qu'ils ont forcément raison!(dixit Coluche)
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Rod_75 Messages postés 4 Date d'inscription mardi 28 février 2006 Statut Membre Dernière intervention 1 mars 2006
1 mars 2006 à 14:35
Pas mal... pour le probleme 1, j'ai une solution differente mais qui a l'air de marcher. J'ai cree un etat mis en page comme une facture.. je lance l'état depuis le formulaire et le tour est joue. Pour le second probleme c'est un peu plus corse. En faisant ce que tu propose, je vais pouvoir obtenir un fichier des clients a relancer le jour n. Seulement y'en a la dedans pour qui ca doit etre la premiere relance, d'autres 2nd relance, d'autres 3e relance etc.. et les modeles de lettre a envoyer sont vraiment differentes. Alors, dans ton process, je ne peux pas distinguer les cas et c'est la meme lettre qui serait envoyee a tout le monde.
cs_DURANDO Messages postés 34 Date d'inscription jeudi 16 février 2006 Statut Membre Dernière intervention 21 mars 2006
1 mars 2006 à 15:00
{ J'ai cree un etat mis en page comme une facture.} T'a fait ça dans access? Si oui, c'est dans la logique. Après pour améliorer le design tu peux effectivement passer par word. Mais dans un premier temps, vaut mieux faire du fonctionnel simple.



{Alors, dans ton process, je ne peux pas distinguer les cas et c'est la meme lettre qui serait envoyee a tout le monde.}

Tu peux intégrer dans ta fiche facture le champs numéro de relance. Tu
te fait une table avec les textes adaptés à chaque relance. A l'édition
de la relance, tu recupère le texte relance adaptée (=f(numerorelance)
puis tu incrémente le numéro de relance dans la fiche facture
pour la fois suivante. Pour la fréquence des relances, soit c'est toi
qui gère (t'appui sur le bouton) ou à chaque ouverture de ta base du
lance une macro qui pour chaque facture non soldée (en ajoutant un
champs date relancé) vérifie dateaujourd'hui-daterelancé>njours pour
declenche la relance.



Dit comme ça, ça parraît simple mais je suis concient de la dificulté!



Nota: ce que je t'ai proposer pour le choix client, ça peut ramer si beaucoup de client ou machine lente







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