Comment créer des lettres de relance à partir d'une table de fichier client.

Question

Bonjour a tous. S'il vous plait, soyez indulgents car je suis un tout nouveau d&#233;butant (je double les adjectifs pour que vous soyez tr&#232;s tr&#232;s indulgents).
Voil&#224; mes 2 probl&#233;mes: 
J'ai une table contenant un fichier clients. Parmi les donn&#233;es, j'ai la date de facturation.
1- Comment dois-je proc&#233;der pour sortir une facture pour chaque client? (le publipostage est trop compliqu&#233;. Je voudrais un truc simple. Ex: Je saisis une fiche client, et en cliquant sur un bouton, j'imprime la facture qui va avec cette fiche. Ou bien j'affiche une fiche client dans le formulaire et je clique sur ce bouton pour imprimer la facture de ce cleint...)
2- Ensuite, tant que la facture n'est pas pay&#233;e, je dois faire des relances. (J'en ai pr&#233;vu 8 &#224; intervalle de 29 jours). Il existe donc 8 lettres de relances sous word que je peux utiliser en publipostage. Comment dois-je proc&#233;der? J'ai pens&#233; cr&#233;er (c'est d&#233;j&#224; fait mais je ne suis pas s&#251;r que ce soit le bon choix) une requ&#234;te qui cr&#233;e les dates de relance pour tout le fichier client. Mais apr&#232;s, que dois-je faire pour qu'on puisse en cliquant sur un bouton, pos&#233; sur le formulaire, lancer un process qui demande le d&#233;but et la fin d'une date (pour rassembler les relances d'une m&#234;me semaine m&#234;me s'il y a 2 ou 3 jours de d&#233;calage par rapport &#224; la date pr&#233;vue) et qui &#233;dite les rlenaces en choisissant le type de lettre correspondant &#224; chaque intervalle de relance.
J'ai pens&#233; (je me trompe peut-&#234;tre) qu'il faudrait cr&#233;er 8 requ&#234;tes reprenant les &#233;l&#233;ments compris dans la table (nom client, date facture, montant, adresse etc...) et chaque requ&#234;te repr&#233;senterait une requ&#234;te de relance utilisant son mod&#233;le de lettre et son tri dans le fichier clients.
Compar&#233; aux autres questions pos&#233;es, je me sens, tout petit... mais que voulez vous... le voil&#224; mon souci ! 
Merci de votre aide !

cs_DURANDO · Answer

Salut,

Pour te donner des id&#233;es:

J'avais fait un truc dans le m&#234;me genre sous excel. Mes donn&#233;es clients
(nom, adresse)se trouvaient dans une feuille excel. J'avais un fichier
Excel nomm&#233; Facture, &#224; l'ouverture, il m'affichait une boite avec une
listbox pour le choix du client. Pour le N&#176; de facture, j'ai un
r&#233;pertoire par ann&#233;e (facture2005,facture2006), le nom de fichier
facture a le format suivant :

nnnnaa_nomclient.xls 

nnnn : num&#233;ro facture

aa:ann&#233;e de creation

nomclient : nom du client

Donc il suffit de v&#233;rifier dans le r&#233;pertoire facture_aaaa  que le
fichier nnnnaa*.* est pr&#233;sent. Tu fais evoluer nnnn de 0 -> 9999
jusqu'a  ce que le fichier soit absent :&#231;a te donne le numero de
facture.

 

Ce que je saisi pas dans ton cas c'est quand et ou est saisie ta facture et sous quel format?

Ton fichier client c'est quoi? Excel, access?


C'est pas parceque les c.. sont plus nombreux qu'ils ont forc&#233;ment raison!(dixit Coluche) 
Une seule ligne de conduite, l'objectivit&#233;.

Rod_75 · Answer

Salut et merci de tes suggestions.
Je pense que des eclaircissements sont necessaires.
1- Ma table est sous Access
2- Mes factures et autres relances sont sous word.
Pour le type de fonctionnement que tu decris, j'arrive &#224; faire un truc du m&#234;me genre avec access. Une toolbox s'affiche et je choisis les fiches clients pour lesquels je veux imprimer un document (facture, relance etc). Le probl&#233;me c'est qu'il faut cocher (ou d&#233;cocher manuellement la fiche ou les fiches concern&#233;es. Donc pas top.
Voil&#224; la suite des &#233;v&#233;nements. Si tu as d'autres id&#233;es...
Merci

cs_DURANDO · Answer

{Le probl&#233;me c'est qu'il faut cocher (ou d&#233;cocher manuellement la fiche ou les fiches concern&#233;es.}

Les noms de clients concern&#233;s sont stock&#233;s ou ? tu te base sur quoi
pour cocher tes fiches : fichier texte,  bout de papier?

Si je comprends bien tu envoi une facture du m&#234;me produit m&#234;me montant pour plusieurs client. C'est &#231;a?

 Je ne connais pas access, mais tu dois avoir la possibilit&#233; de
cr&#233;er des macros VB. Donc si tes donn&#233;es sont dans un fichier texte
(supposition) tu lit ton fichier ligne/ligne et pour renseigner un
crit&#232;re de tri et ensuite tu rends valide le champs au cocher pour
toutes les fiches de ton tri.

J'ai travaill&#233; sur SDB il y a longtemps mais je me souviens avoir
trait&#233; l'impression dans SDB. Ce serait peut-&#234;tre plus simple que de
passer par word!






C'est pas parceque les c.. sont plus nombreux qu'ils ont forc&#233;ment raison!(dixit Coluche) 
Une seule ligne de conduite, l'objectivit&#233;.

Rod_75 · Answer

Les donn&#233;es concernant les clients (noms, adresse, etc) sont sur une table access. quand je saisis un nouveau client sur cette table par un formulaire que j'ai mis en place, je veux &#233;diter une facture pour ce cleint. J'ai possibilit&#233; par une macro vb de cliquer sur un bouton qui ouvre le mod&#233;le de facture (sous word) et &#224; ce moment l&#224; on fait une jonction type publipostage avec la table access. Une fenetre s'ouvre et liste tous les clients. A gauche de chaque fiche client il y a une case a cocher (qui est coch&#233; par d&#233;faut). Il faut donc tout d&#233;cocher et garder coch&#233; seulement la fiche pour laquelle je veux une facture. A ce moment l&#224; le publipostage se termine et il ya une facture editee pour ce cleint (facture ou rlenace d'ailleurs). Voil&#224;.
Mais c'est trop casse pied de cocher, d&#233;cocher. des fois, j'ai besoin d'un duplicata de facture alors je lance la proc&#233;dure vb et je dois aller chercher le bon client dans tout le listing. comme ce sont des tous petits clients, y'en a beaucoup et c'est tr&#232;s long &#224; chercher, cocher, d&#233;cocher etc.
Ca c'est un probleme. Ensuite il y a l'autre souci avec les relances de factures... qui est encore plus compliqu&#233;.

cs_DURANDO · Answer

1) Pour le choix d'un seul client dans ta liste, tu peux faire une boite avec liste deroulante + edit box

Dans edit box, tu saisi le nom et l'avancement de ta saisie met &#224; jour  ta liste .

Exemple :

dans editbox, tu tape "d" provoque le remplissage de listbox avec tous ce qui commence par d (dupond,durand,dupuis,desoud&#233;,...)

Ca, tu le fait en traitant l'evenement change de editbox. lorsque tu
clique sans listebox (evenement change) tu remplis Editbox.text.

Pour finir, tu traite le nom de client avec EditBox.text. Ainsi tu peux
donc saisir un nouveau client ou choisir un client existant. 

2) Pour les relances voici comment je traiterais

Il te faut une table contenant date facture, nom de client,date
relance,solde(oui/non). A la cr&#233;ation, tu renseigne date relance
suivant les conditions de ventes (ou manuellement).

Tu cr&#233;e un bouton relance (par ex), tu fais un tri sur la table facture avec les crit&#232;res :

sold&#233; = non et daterelance>dateaujourd'hui. Il ne reste que
l'&#233;dition : encore une fois c'est surement plus simple &#224; traiter dans
access avec un travail d'impression (sauf pour mise en forme mais c'est
pas l'essentiel).



Qu'en pense tu?




C'est pas parceque les c.. sont plus nombreux qu'ils ont forc&#233;ment raison!(dixit Coluche) 
Une seule ligne de conduite, l'objectivit&#233;.

Rod_75 · Answer

Pas mal... pour le probleme 1, j'ai une solution differente mais qui a l'air de marcher. J'ai cree un etat mis en page comme une facture.. je lance l'&#233;tat depuis le formulaire et le tour est joue. Pour le second probleme c'est un peu plus corse. En faisant ce que tu propose, je vais pouvoir obtenir un fichier des clients a relancer le jour n. Seulement y'en a la dedans pour qui ca doit etre la premiere relance, d'autres 2nd relance, d'autres 3e relance etc.. et les modeles de lettre a envoyer sont vraiment differentes. Alors, dans ton process, je ne peux pas distinguer les cas et c'est la meme lettre qui serait envoyee a tout le monde.

cs_DURANDO · Answer

{ J'ai cree un etat mis en page comme une facture.} T'a fait &#231;a dans access? Si oui, c'est dans la logique. Apr&#232;s pour am&#233;liorer le design tu peux effectivement passer par word. Mais dans un premier temps, vaut mieux faire du fonctionnel simple.



{Alors, dans ton process, je ne peux pas distinguer les cas et c'est la meme lettre qui serait envoyee a tout le monde.}

Tu peux int&#233;grer dans ta fiche facture le champs num&#233;ro de relance. Tu
te fait une table avec les textes adapt&#233;s &#224; chaque relance. A l'&#233;dition
de la relance, tu recup&#232;re le texte relance adapt&#233;e (=f(numerorelance)
puis tu incr&#233;mente le num&#233;ro de relance  dans la fiche facture
pour la fois suivante. Pour la fr&#233;quence des relances, soit c'est toi
qui g&#232;re (t'appui sur le bouton) ou &#224; chaque ouverture de ta base du
lance une macro qui pour chaque facture non sold&#233;e (en ajoutant un
champs date relanc&#233;) v&#233;rifie dateaujourd'hui-daterelanc&#233;>njours pour
declenche la relance.

 

Dit comme &#231;a, &#231;a parra&#238;t simple mais je suis concient de la dificult&#233;!



Nota: ce que je t'ai proposer pour le choix client, &#231;a peut ramer si beaucoup de client ou machine lente







 C'est pas parceque les c.. sont plus nombreux qu'ils ont forc&#233;ment raison!(dixit Coluche) 
Une seule ligne de conduite, l'objectivit&#233;.

Comment créer des lettres de relance à partir d'une table de fichier client.

7 réponses

Discussions similaires